Gli Organi Collegiali della scuola a distanza devono essere regolamentati

di Giulio Veneziani

In questo periodo di emergenza in molte scuole sono state organizzati Collegi dei Docenti, Consigli di Classe, riunioni
di dipartimento, Consigli di Istituto, ecc. con modalità telematiche. Nelle more di un riconoscimento formale della
validità di tali iniziative (nel decreto Cura Italia c’è un emendamento approvato in Commissione che introdurrebbe
formalmente la possibilità di attivare le riunioni degli organi collegiali della scuola a distanza) è opportuno che le
riunioni a distanza siano regolamentate per evitare che possano essere inficiate di nullità o annullabilità in mancanza
dei requisiti minimi per garantire il loro corretto funzionamento con particolare riferimento alle delibere votate e alle
decisioni vincolanti per i partecipanti. Ma soprattutto è da evitare che, in assenza di una regolamentazione, si
tramutino in semplici comunicazioni top down delle decisioni unilaterali della dirigenza scolastica assumendo la
forma di ordini di servizio.
Per questo invitiamo le colleghe e i colleghi a proporre in sede di riunioni telematiche degli organi collegiali un
regolamento per il loro funzionamento. Abbiamo predisposto una traccia di regolamento, introdotta da una delibera di
vigenza per il periodo di emergenza da COVID 19, in analogia con quanto già viene adottato nelle università e negli
organi collegiali degli enti locali.

DELIBERA PER L’ATTIVAZIONE DELLE CONVOCAZIONI DI ORGANI COLLEGIALI

DELLA SCUOLA A DISTANZA
Visto il Decreto-Legge 23 febbraio 2020, n. 6 convertito nella L. n. 13/2020
Vista la nota del Mistero dell’Istruzione n. 278 del 6/03/2020.
Vista la nota del Ministero dell’Istruzione n. 279 del 8/03/2020
Visto il Decreto-Legge 25 marzo 2020, n. 19 in via di conversione
Visto il Decreto Legislativo 297 del 16 aprile 1994 e successive modificazioni
Il Consiglio di Istituto – Collegio dei Docenti dell’Istituto__________________________________________
Delibera quanto segue:
ART. 1 -A decorrere dalla data del presente decreto è emanato il “Regolamento temporaneo per lo
svolgimento a distanza delle sedute del Consiglio di Istituto – del Collegio dei Docenti e delle sue
articolazioni” previste dal PTOF, nel rispetto delle norme di riferimento così come previste dal. D.Lgs.
294/94 e successive modificazioni. Le norme del regolamento avranno effetto anche per lo svolgimento
delle riunioni di Consigli di Classe aperti o con presenza solo del personale docente.
ART. 2-Il Regolamento è pubblicato nel sito web dell’Istituzione Scolastica, entra in vigore il giorno
successivo a quello della sua pubblicazione. Tale regolamento sarà in vigore sino all’emanazione di nuovo
decreto che ne determinerà il termine di vigenza ed è limitato al periodi di sospensione delle attività
scolastiche in presenza di fronte all’emergenza COVID 19.
ART. 3 -Il presente decreto sarà portato a ratifica del Consiglio di Istituto – del Collegio dei Docenti nella
prima seduta utile
Regolamento temporaneo per lo svolgimento a distanza delle sedute del Consiglio di

Istituto – del Collegio dei Docenti e delle sue articolazioni

ART. 1 – Oggetto del Regolamento
1.Il presente Regolamento disciplina, in via d’urgenza e tenuto conto delle disposizioni previste dalle norme
vigenti nell’emergenza COVID 19 ,le modalità di svolgimento a distanza delle sedute delle sedute degli
Organi Collegiali dell’Istituto Scolastico ________________________, così come previsti
dal. D.Lgs. 294/94 e delle loro articolazioni così come previste dal PTOF.

2. Per seduta e riunione a distanza si intende la riunione dell’Organo nella quale i componenti, salvo il
   Presidente – Dirigente Scolastico e il segretario verbalizzante, di norma contestualmente presenti in sede,

partecipano alla seduta a distanza, da un luogo diverso da quello previsto nella convocazione. La
partecipazione a distanza deve avvenire secondo le modalità di cui ai successivi articoli.
ART.2 –Requisiti per le riunioni telematiche
1.Le adunanze devono svolgersi in video/audio-conferenza, mediante l’utilizzo di tecnologie telematiche che
permettono, al contempo:
−la percezione diretta e uditiva dei partecipanti;
−l’identificazione di ciascuno di essi;
−l’intervento nonché il diritto di voto in tempo reale sugli argomenti affrontati nella discussione.

2. Gli strumenti a distanza dell’Istituto Scolastico___________________________________ devono
   assicurare:
   −la riservatezza della seduta;
   −il collegamento simultaneo tra i partecipanti su un piano di parità;
   −la visione degli atti della riunione e lo scambio di documenti mediante posta elettronica;
   −la contemporaneità delle decisioni;
   −la sicurezza dei dati e delle informazioni.
3. Ai componenti è consentito collegarsi da qualsiasi luogo che assicura il rispetto delle prescrizioni di cui al
   presente Regolamento, purché non pubblico né aperto al pubblico e, in ogni caso, con l’adozione di
   accorgimenti tecnici che garantiscano la riservatezza della seduta (ad es. uso di cuffie personali).
4. Nelle riunioni a distanza, ai fini della validità della seduta e delle delibere, devono essere rispettate le
   prescrizioni del presente articolo.
   ART. 3 –Convocazione e svolgimento delle sedute a distanza
5. Nell’avviso di convocazione, inviato unicamente per posta elettronica, con particolare riferimento al
   Consiglio di Istituto, e/o con comunicazione mediante registro elettronico per il Collegio dei
   Docenti, deve essere specificato che la seduta avviene tramite strumenti telematici, indicando la
   modalità operativa di partecipazione e la durata prevista della riunione
6. L’avviso di convocazione deve essere trasmesso almeno cinque giorni prima della data di
   svolgimento con allegato l’o.d.g. e la documentazione necessaria per consentire ai partecipanti la
   massima informazione sui temi che saranno trattati.
7. Gli eventuali emendamenti, mozioni e richieste di integrazione dell’o.d.g. devono essere comunicati
   per iscritto almeno 24 ore prima della riunione tramite posta elettronica al Presidente o al Dirigente
   Scolastico che ne daranno adeguata comunicazione ai componenti dell’organo di riferimento
8. Le eventuali comunicazioni del Presidente o del Dirigente Scolastico sui temi trattati non possono
   superare di un terzo il tempo previsto per la riunione. Gli interventi dei componenti dell’organo non
   possono superare di norma i __ minuti.
9. Nell’ipotesi in cui, all’inizio o durante lo svolgimento della riunione, il collegamento di uno o più
   componenti risulta impossibile o viene interrotto, per problemi tecnici, se il numero legale è
   assicurato la riunione può comunque svolgersi, dando atto dell’assenza giustificata del/i
   componente/i impossibilitato/i a mantenere attivo il collegamento
10. In caso di problemi di connessione durante una votazione, in mancanza di possibilità di ripristino del
    collegamento in tempi brevi, il Dirigente Scolastico o il Presidente del Consiglio di Istituto dichiara
    nulla la votazione e procede a nuova votazione
    ART. 4 –Espressione del voto e verbalizzazione delle sedute
11. Ogni partecipante alla seduta a distanza deve esprimere il proprio voto (favorevole, contrario, astenuto)
    con chiamata nominale e verbalmente o, in alternativa, con gli strumenti di voto telematico consentiti dalla
    piattaforma utilizzata garantendo la trasparenza della votazione a tutti i componenti dell’organo.
12. Nel verbale della riunione a distanza deve essere indicato: il luogo in cui si trovano il Presidente o il
    Dirigente Scolastico e il segretario verbalizzante, da intendersi come sede della riunione, i nominativi dei
    componenti presenti tramite modalità a distanza e le modalità del collegamento di ciascuno.
13. Nel verbale si deve dare conto degli eventuali problemi tecnici che si manifestino nel corso della seduta e
    della votazione.
    ART. 5 –Norme finali
    1.Il presente Regolamento, volto a fronteggiare l’emergenza epidemiologica da Covid-19 in corso, allo
    scopo di limitare la compresenza di più persone nel medesimo luogo, entra in vigore il giorno successivo
    alla sua pubblicazione nella pagina Web dell’Istituto ha efficacia fino alla cessazione delle prescrizioni
    normative che vietano le riunioni in presenza in cui è impossibile garantire le prescrizioni si distanziamento
    e sicurezza stabilite dalle norme vigenti.
    2.Per quanto non espressamente disciplinato nel presente Regolamento, si rimanda alle norme

Al Senato proposto un emendamento per rendere validi gli Organi Collegiali in video conferenza